Programm:
Die Erstellung von Personalkostentabellen ist im stationären Bereich der Kinder- und Jugendhilfe ein unverzichtbares Vorbereitungsinstrument für die nächste Verhandlung gegenüber dem Jugendamt. Sie bildet das Herzstück jeder Entgeltkalkulation und entscheidet maßgeblich darüber, ob eine Einrichtung ihre Leistungen wirtschaftlich tragfähig und zugleich fachlich verantwortbar erbringen kann. In der Praxis werden Personalkostentabellen jedoch häufig entweder rein formal aus bestehenden Tabellenwerken übernommen oder lediglich als technische Rechenhilfe verstanden. Dieses kompakte Online-Seminar führt die fachliche, arbeitsorganisatorische und betriebswirtschaftliche Perspektive systematisch zusammen und konzentriert sich in vier intensiven Stunden auf die strategisch entscheidenden Fragestellungen.
Die Veranstaltung findet digital im Live-Format statt und ist bewusst auf den Zeitraum von 09:00 Uhr bis 13:00 Uhr begrenzt. Ziel ist es, die zentralen Zusammenhänge klar strukturiert, praxisnah und ohne unnötige zeitliche Belastung zu vermitteln. Das Online-Seminar ist inhaltlich verdichtet aufgebaut, interaktiv angelegt und bietet zugleich Raum für Fragen aus konkreten Verhandlungssituationen.
Im Mittelpunkt steht die systematische Entwicklung einer schiedsstellenfesten und argumentativ belastbaren Personalkostentabelle. Ausgangspunkt ist die Herleitung der Vollzeitäquivalente aus Konzept, Leistungsbeschreibung, Schichtsystem und tatsächlicher Organisationsstruktur der Einrichtung. Dabei wird analysiert, wie Leitungsanteile, Fachkraftquoten, Ergänzungskräfte, Nachtbereitschaften, Rufdienste und besondere Funktionsstellen sachgerecht abgebildet werden. Entscheidend ist, dass die Kalkulation inhaltlich schlüssig begründet, strukturell konsistent aufgebaut und im Verhandlungs- bzw. Schiedsstellenverfahren nachvollziehbar verteidigt werden kann.
Darauf aufbauend werden die zentralen Berechnungselemente vertieft betrachtet. Wie wirken sich Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Supervision, Ausfallzeiten und organisatorische Nebenaufgaben tatsächlich auf den verfügbaren Personaleinsatz aus? Wie werden tarifliche Eingruppierungen, Erfahrungsstufen, Zulagen, Jahressonderzahlungen und Arbeitgeberanteile vollständig und korrekt berücksichtigt? Anhand typischer Fehlerquellen wird aufgezeigt, an welchen Stellen Jugendämter regelmäßig Kürzungen ansetzen oder Plausibilitätszweifel formulieren.
Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der strategischen Dimension der Personalkostenkalkulation. Personalkostentabellen sind regelmäßig der zentrale Prüfungs- und Angriffspunkt in Entgeltverhandlungen. Diskutiert werden typische Argumentationsmuster öffentlicher Träger, etwa zur Angemessenheit von Leitungsanteilen, zur Refinanzierung von Auszubildenden, zu Personalreserven oder zur angeblichen Überausstattung. Anhand konkreter Fallkonstellationen wird erarbeitet, wie Personalkosten sachlich fundiert begründet und gegenüber pauschalen Kürzungsansätzen verteidigt werden können. Im Online-Seminar gehen wir auch auf speziell Fragen ein, wie z. B. Einpreisung sonstiger Personalkosten, Nachtdienste, Zusatzrenten, Entlastungskräfte, Fortbildungen und Supervision.
Darüber hinaus wird die Einbettung der Personalkostentabelle in die Gesamtentgeltkalkulation hergestellt. Personalkosten wirken unmittelbar auf Auslastungsquoten, Unterauslastungszuschläge, Fachleistungsstunden und die Wirtschaftlichkeit der Einrichtung. Das Seminar zeigt auf, wie Personalkostentabellen so aufgebaut werden, dass sie sowohl betriebswirtschaftlich konsistent als auch im Rahmen von § 78a ff. SGB VIII verhandlungsstrategisch überzeugend sind.
Am Ende des vierstündigen Online-Seminars verfügen die Teilnehmer*innen über ein vertieftes Verständnis für Aufbau, Systematik und Argumentationskraft professioneller Personalkostentabellen. Sie sind in der Lage, eigene Kalkulationen kritisch zu prüfen, typische Schwachstellen zu identifizieren und sich fundiert auf die nächste Entgeltverhandlung gegenüber dem Jugendamt vorzubereiten.
Methoden:
Die Referent*innen arbeiten mit Vorträgen, Diskussionen, zahlreichen Praxis- und Fallbeispielen.
Die Referent*innen werden sich Zeit nehmen, um auf Ihre individuellen Fragestellungen einzugehen. Gerne können Sie uns auch im Vorfeld schriftlich Ihre Fragen mitteilen. Diese werden dann im Seminarverlauf behandelt und beantwortet.
Zeitlicher Ablauf:
08.50 Begrüßung, Einführung in das Seminarsystem
09.00 Uhr Seminarbeginn
13.00 Uhr Ende des Seminars
Zielgruppe:
Die Veranstaltung richtet sich an Geschäftsführer*innen, Einrichtungsleitungen sowie verantwortliche Fach- und Verwaltungsmitarbeiter*innen stationärer Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe, die ihre Personalkostenkalkulation nicht nur technisch beherrschen, sondern strukturell durchdringen und gezielt für Verhandlungen einsetzen möchten.